Jak ustalać warunki współpracy z agencjami dla obopólnej satysfakcji i bezpieczeństwa.

Karolina Latus, 16 Luty 2018
Jak ustalać warunki współpracy z agencjami dla obopólnej satysfakcji i bezpieczeństwa.

Pomimo, że prowadzę agencję zatrudnienia, doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że nie każda firma potrzebuje jej usług. Wiele reaguje niemal agresją na sam pomysł współpracy. Postanowiłam zmierzyć się z tym tematem i przedstawić Wam, jak najbardziej rzetelnie, możliwe szanse i ewentualne zagrożenia ze współpracy z agencją jakie osobiście dostrzegam.

 

Agencje pracy z reguły mają dwie podstawowe usługi w swojej ofercie:

 

  • outsourcing rekrutacji, zwany również doradztwem personalnym, polegający na zleceniu samej rekrutacji stałej na zewnątrz, usługa pracy tymczasowej, zwana także
  • leasingiem pracowniczym, polegająca na zleceniu zarówno rekrutacji, jak i późniejszej obsługi kadrowo-płacowej zatrudnionych pracowników.

 

 

Jakie stanowiska na outsourcing rekrutacji, a jakie na leasing?

 

W związku z relatywnie wysokim kosztem outsourcingu rekrutacji rzadko korzysta się z tej opcji przy rekrutacji pracowników niższego szczebla np. na produkcję, czy budowę.

Warto wziąć ją pod uwagę na potrzebę rekrutacji pracowników od średniego szczebla, ale także pracowników np. call center.

 

Jeżeli mówimy o leasingu pracowniczym występuje on najczęściej na produkcji, w przypadku call center, pracy tymczasowej , a także sezonowej.

 

 

OUTSOURCING REKRUTACJI

 

Zalety usługi są najlepiej widoczne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie rekrutację zazwyczaj przeprowadza właściciel lub kierownik działu nie posiadający odpowiedniego przygotowania.

Bardzo rzadko zdarza się, że sam proces rekrutacji możemy przeprowadzić zerowym kosztem. Jednak w przypadku, gdy zrobimy to w sposób nieprawidłowy, narażamy się głównie na koszt utraconych korzyści, które rzadko wyceniane są w formie realnych pieniędzy.

 

Przykładowo firma X chce zatrudnić handlowca, którego podstawa wynagrodzenia będzie wynosić 3000,00 zł netto (4200,00 zł brutto, ok. 5065,00 zł całkowity koszt wynagrodzenia brutto).

 

Samodzielne poszukiwanie osoby na tym stanowisku to koszt ok. 2000,00 zł netto (ogłoszenie np. na pracuj.pl: 600 -1.000 zł + np. Jobile: ok. 700 zł netto + „drobne ogłoszenia” typu olx, gratka, gumtree).

Ważny jest też koszt osoby, która będzie przeglądała CV, odpowiadała na telefony, umawiała się na spotkania, o którym bardzo często zapominamy.

 

Jeżeli rekrutację prowadzi pracownik bez doświadczenia i przygotowania, nie posiadający odpowiednich narzędzi do sprawdzenia kompetencji i kwalifikacji, jest duże prawdopodobieństwo, że zostanie wybrany nieodpowiedni kandydat.

Nieudana rekrutacji to nie tylko koszt ogłoszeń, ale także trzymiesięcznego okresu próbnego (w tym przypadku ponad 15.000 zł) oraz w następstwie otworzenie kolejnej rekrutacji.

Jeśli za drugim razem nam się uda, nasze szczęście. Jeśli nie, koszty mogą być bardzo wysokie.

 

Pamiętaj też, że w tym czasie, taki pracownik na siebie nie zarabia, a jeśli nie zarabia = również jest kosztem.

 

Skorzystanie z pomocy agencji pracy może te koszty znacząco obniżyć. W jaki sposób?

Przede wszystkim agencje mają wykupione narzędzia, oraz pakiety ogłoszeń w dużo niższych cenach, a ich koszt dzieli się na większą ilość rekrutacji, jakie aktualnie przeprowadzają. Zdecydowanym plusem są także obszerne bazy kandydatów w zasięgu ręki agencji, dzięki czemu nie zawsze muszą one sięgać po drogie narzędzia.

 

Ile kosztuje w takim razie współpraca z agencją?

 

Jeśli chodzi o wynagrodzenie agencji najczęściej możemy spotkać się z określeniem „success fee”, czyli wynagrodzeniem dopiero w momencie zatrudnienia pracownika. W zależności od stanowiska wynosi ono od 120% - 300% miesięcznego wynagrodzenia brutto pracownika lub ok. 10% - 22% rocznego.

 

Inną formą rozliczenia może być podzielenie opłaty na kilka części np.:

  • zaliczka na poczet rozpoczęcia działań rekrutacyjnych, success fee w momencie zatrudnienia,
  • success fee podzielone na dwie części w momencie zatrudnienia i po przepracowanym okresie gwarancyjnym.

 

A co jeśli agencja popełni błąd i zaproponuje nieodpowiedniego kandydata?

 

Dobrze jest na samym początku doprecyzować wszystkie szczegóły współpracy z agencją. Przede wszystkim uzyskajmy informację, ile CV zostanie nam przesłanych* w ramach naszej umowy, jaki mamy czas na spotkanie się z kandydatem**, czy będziemy mieli dedykowanego rekrutera/opiekuna, czy mamy okres gwarancyjny, ile on trwa i ile osób przysługuje nam w ramach wymiany w trakcie okresu gwarancyjnego.

 

Czym jest w takim razie okres gwarancyjny? To okres, w trakcie którego firma ma możliwość zgłoszenia zastrzeżeń dotyczących kandydata i zrezygnowania z niego, lecz dla samego kandydata jest to również czas na podjęcie decyzji, czy chce współpracować z firmą. Wtedy agencja w ramach już otrzymanego wynagrodzenia ma obowiązek przedstawić kolejnego kandydata zgodnego z pożądanym profilem.

 

Jaką agencję wybrać?

 

Czy duża, międzynarodowa agencja oznacza, że zostanę obsłużony lepiej, czy drożej?

Czy mała oznacza, że ktoś się będzie na mnie uczył (np. stażysta), ale będzie taniej?

 

Odpowiedź jak zawsze brzmi - to zależy. Od kogo? Od osób, na które w danym momencie trafisz, a mnie daleko jest do generalizowania.

 

Zachęcam do mierzenia siły na zamiary. Jeśli jesteśmy lokalną firmą, posiadającą jedno biuro i chcemy zrekrutować tylko jedną osobę, zachęcam do współpracy z lokalną agencją, która dobrze zna rynek, specyfikę regionu, a nad wszystkim czuwa sam właściciel, z którym możliwy jest bezpośredni kontakt.

 

Jeśli natomiast mamy wiele oddziałów w całej Polsce lub potrzebujemy większej rekrutacji, ponieważ jesteśmy w fazie mocnego rozwoju firm, wyślijmy zapytania do kilku agencji: tych lokalnych o ogólnopolskim zasięgu i tych dużych.

Dzięki temu porównamy oferty i będziemy mogli zdecydować, czyje warunki są dla nas korzystniejsze. Może się okazać, że ceny będą podobne, natomiast oferta będzie różniła się okresem gwarancyjnym, czy terminem płatności, dlatego warto przeanalizować ją szczegółowo.

 

 

LEASING PRACOWNICZY

 

Jak wygląda w takim razie kwestia leasingu i na co należy zwrócić uwagę?

 

Koszt rekrutacji w przypadku leasingu pracowniczego bywa niższy niż w przypadku outsourcingu rekrutacji***. Jaki jest to koszt? Wszystko należy rozpatrywać indywidualnie. Spotkałam się z tym, że w przypadku stanowisk łatwych do zrekrutowania, opłata ta może wynosić nawet 0 zł.

 

Do jednorazowej opłaty za rekrutację należy doliczyć miesięczną opłatę za obsługę kadrowo-płacową. Pamiętajcie, że nie jest to outsourcing kadr i płac, zatem kwota ta będzie wyższa niż 30zł/mc/os. Zazwyczaj oscyluje w okolicy 15 - 20% miesięcznego wynagrodzenia brutto.

 

Dlaczego tak jest?

 

W przypadku leasingu pracowniczego agencja fizycznie zatrudnia u siebie pracownika, w związku z czym bierze na siebie całą odpowiedzialność związaną z zatrudnieniem i wszelkimi formalnościami, nawet po ustaniu zatrudnienia. Możesz dosłownie nie pamiętać, że w ogóle współpracowałeś z agencją, ale ona musi nadal obsługiwać korespondencję komorniczą pracownika tymczasowego, który dla Ciebie pracował.

 

Co zyskuje pracodawca?

 

Przede wszystkim tzw. święty spokój :)

Wyobraźmy sobie, że w sezonie potrzebujemy dodatkowych 200 pracowników do pracy przy zbiorze truskawek, a następnie do przetwórni. Często ilość pracowników sezonowych przekracza ilość wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie.

Jednorazowo osobie, która obsługuje kadry i płace w takiej firmie, ciężko jest wziąć na siebie taki proces.

Celem takiej firmy nie jest rekrutacja sama w sobie, więc nie ma niczego złego, aby w tych okresach podeprzeć się współpracą z agencją****.

 

Firma dzięki współpracy z agencją nie musi przejmować się całym procesem rekrutacyjnym. Pracownicy nie widnieją jako osoby zatrudnione, w związku z czym nie ma obawy, że np. wypadnie się z sektora MŚP i straci dofinansowania. To na agencji spoczywa obowiązek sporządzania i archiwizowania wszelkich dokumentów pracowniczych, to ona, a nie Ty, poddawana jest kontroli z ZUS i UP.

 

Na co należy uważać korzystając z leasingu?

 

W związku z tym, że to agencja zatrudnia pracowników, bardzo ważne jest aby sprawdzić, czy regularnie odprowadza składki za naszych pracowników. Niestety na rynku pojawiają się bardzo tanie agencje, które nie odprowadzają składek, a następnie zamykają się. W konsekwencji to pracodawca użytkownik (czyli firma) jest zmuszona do pokrycia tych składek (nie pytajcie mnie dlaczego tak jest...).

 

 

* Uważaj! Czytaj dokładnie umowę! Niektóre agencje po wysłaniu określonej ilości CV wystawiają FV, nawet jeśli nie zatrudnisz żadnego kandydata lub nawet jeśli CV nie są zgodne z przesłanym przez Ciebie profilem.

 

** Warunek spotkania się z kandydatem w ciągu określonej ilości dni jest niezbędny. Agencja wykonuje swoją pracę i nie chce, żeby poszła na marne, kiedy Ty nie masz czasu spotkać się z kandydatem, przez co może stracić zainteresowanie daną ofertą.

 

 

*** Wyjątek: Leasing pracowniczy stosowany jest również na wyższych stanowiskach kontraktowych. Wtedy koszt rekrutacji jest odpowiednio wyższy, a sama usługa wyceniana jest jeszcze inaczej.

 

 

**** Polecam rozpocząć negocjacje z agencjami już zimą, aby wypracować jak najlepsze warunki wzajemnej współpracy. Przy dużych projektach bardzo ważny jest dobry przepływ informacji oraz wzajemna współpraca i wspieranie się firmy oraz agencji. W końcu wszyscy gramy do tej samej bramki! Często natomiast spotykam się z postawą klienta „zleciłem rekrutację, to teraz mam wszystko gdzieś. Niech oni się tym martwią”.

 

To wszystkie najważniejsze kwestie, które przyszły mi do głowy. Przyznam, że są to rzeczy, które sama musiałam zrozumieć prowadząc własną agencję.  Nie wszystko na początku było łatwe, dlatego mam nadzieję, że sam tekst i wiedza, jaką w nim przekazuje, jest dla was czytelna i zrozumiała. Jeśli nie, koniecznie daj znać! Postaram się lepiej naświetlić daną tematykę.

 

Inne artykuły o podobnej tematyce, które mogą Cię zainteresować:

 

Alternatywne metody poszukiwania pracowników produkcyjnych

Optymalizacja rekrutacji - Targetowanie kandydatów

 
powrót