7 trików, które usprawnią komunikację w Twojej firmie.

Karolina Latus, 8 Czerwiec 2018
7 trików, które usprawnią komunikację w Twojej firmie.

Przyznaj się sam przed sobą, jak często w Twojej firmie lub dziale dublowane są te same działania? Przykładowo, w połowie projektu okazuje się, że jeden z pracowników przeprowadza analizę dla nowego klienta, pomimo, że zostało to już zlecone do odpowiedniego działu wewnątrz firmy. Z punktu widzenia rentowności projektu działanie to jest nieopłacalne, a firma straciła właśnie czas i pieniądze. Można było tego uniknąć, rozdzielając zadania do wykonania na samym początku projektu.

Jest to oczywiście bardzo ogólny i najprostszy przykład istoty komunikacji wewnętrznej firmy i jej wpływu na rozwój i funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

 

Komunikacja wewnętrzna to bardzo obszerny temat. Dotyczyć może zarówno komunikacji codziennej między pracownikami, odnośnie spraw firmowych, jak również komunikacji dotyczącej poszczególnych projektów. Oznacza to, że w przypadku większych organizacji (ale i tych z dużą ilością projektów) może być to coś co przysparza wielu problemów i wpływa na rentowność firmy.

 

Triki, które usprawnią komunikację w Twojej firmie.

 

#1. Rozdziel komunikację firmy od komunikacji na projektach.

Rozdzielenie komunikacji do odpowiednich osób to podstawa funkcjonowania każdej struktury organizacyjnej. Wyznacz liderów projektów i buduj osobne struktury. Pamiętaj, że komunikacja dotycząca spraw firmowych może jedynie zaburzać komunikację dotyczącą poszczególnych projektów. Pamiętaj więc, by narzędzia służące do komunikacji na poszczególnych projektach były inne od tych do komunikacji dotyczącej codziennego funkcjonowania firmy.

 

#2. Udzielaj informacji zwrotnej.

Dostałeś nowe zadanie od swojego team leadera. Upewnij się, że dobrze go zrozumiałeś powtarzając własnymi słowami to, co powiedział. Tym sposobem sprecyzujesz informację. Domysły, plotki i nieporozumienia w większości przypadków zaczynają się, gdy ludzie czegoś nie wiedzą, bądź nie są pewni. Zapobieganie takim sytuacjom przez informowanie pracowników o nadchodzących zmianach może poprawić sytuację między ludźmi.

 

#3. Umiejętnie używaj narzędzi komunikacji.

W zależności od tego jaki komunikat oraz do kogo chcesz przekazać, powinieneś dobrać odpowiedni kanał komunikacji. W ostatnich czasach mnogość narzędzi komunikacji bywa problemem, który w znaczącym stopniu wpływa na produktywność komunikacji zarówno osobistej jak i firmowej. Rozmowy i komunikaty między pracownikami przekazywane są przez coraz większą liczbę kanałów między innymi: Messenger, Slack, Asana, Intranet, tablice ogłoszeń czy nawet przy ekspresie do kawy. Pamiętaj, że poszczególne kanały komunikacji oraz trwałość pozostawania komunikatu mogą pomóc Ci w zdefiniowaniu, do czego powinno się je wykorzystywać.

 

#4. Komunikacja zdefiniowana w czasie.

Zaproponuj w firmie, zespole, spotkania statusowe w określonych odstępach czasu podczas trwania projektu. Dzięki temu cały zespół będzie na bieżąco z najnowszymi informacjami oraz postępami w projekcie.

 

#5. Zawiły język komunikacji.

Nie wszyscy znają terminologię branży. Dlatego staraj się mówić do współpracowników prostym i zrozumiałym językiem. Przekazuj jedynie informacje kluczowe z ich perspektywy, aby wiedzieli, jakie działania będą musieli w związku z tym podjąć.

 

#6. Komunikacja jako sposób budowania zaangażowania i poczucia wpływu.

Pracownicy, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem oraz produktem, mogą wskazać najsłabsze ich punkty, a także optymalne rozwiązania. Aby tak się stało, niezbędny jest szef, który wysłucha pracownika i przekaże merytoryczny feedback. Zaproszenie pracowników do współtworzenia treści, wdrażania nowych narzędzi i zarządzania kanałami komunikacji sprzyja integracji, wzmacnia zaangażowanie i rozwija kompetencje miękkie. Pracownicy zaangażowani w komunikację w przyszłości mogą stać się skutecznymi influencerami lub ambasadorami marki firmy.

 

#7. Pozytywny feedback ma znaczenie.

Często pracownikom brakuje pochwały od szefa z uściskiem dłoni, uśmiechem na twarzy i podziękowaniem. Wpływa to na motywację pracownika, ale przede wszystkim buduje pozytywną relację z szefostwem. Proste nawyki mogą sprawić cuda. Z chęcią używaj takich słów jak: dziękuję, proszę, czy przepraszam. Buduje to wzajemny szacunek, wizerunek pracodawcy i naturalną atmosferę w pracy.


 

Komunikacja polega nie tylko na zapewnianiu przepływu wiedzy i informacji, ale także na kształtowaniu postaw i zrozumieniu. Jak wpływa na Twój biznes? Dobrze prowadzona zwiększa zaangażowanie, zmniejsza rotację i poprawia efektywność przedsiębiorstwa.

 

Jeżeli jesteś na początku drogi, w pierwszej kolejności sprawdź, jak ludzie w firmie oceniają komunikację wewnętrzną. Dopiero wtedy  będziesz w stanie określić cele komunikacji i dobrać do nich odpowiednie narzędzia i przekazy. Jeżeli zależy Ci na skuteczności, stale zbieraj feedback od pracowników, aby móc wprowadzić niezbędne zmiany.

 

Wpadnij na nasz event o komunikacji wewnętrznej i zobacz jak robią to firmy takie jak IKEA. Już 14 czerwca w Warszawie, w IKEA Centrum dla firm.

 

Zachęcam również do przeczytania mojego luźniejszego artykułu o komunikacji wewnętrznej, który popełniłam na łamach bloga Goldenline.

 

 

 

 

Redakcja i kontakt: Izabela Lesiewicz

Specjalista ds. Social Media i PR

powrót